زیر سیستمهای اداری سیستم سایه، در جهت بهبود سرعت، دقت و امنیت روابط سازمانی طراحی و تولید شده اند. انواع روابط کاری مرسوم در این زیر سیستم ها پیش بینی شده و انعطاف در انطباق با سازمان های مختلف در طراحی و تولید آنها مدنظر بوده است.
تخصیص وظایف و کارهای سازمانی به زیر دستان و انجام کارها در زمان مقرر و گزارش کار وظیفه محوله همیشه از دغدغه های مدیران بوده است. توسط زیر سیستم مدیریت وظایف، می توان برای زیر دستان (بر اساس چارت سازمانی تعریف شده به صورت ماتریسی) وظایفی را مشخص، پیگیری و گزارش دریافت کرد. امکانات این زیر سیستم عبارتند از:
برقراری و تنظیم جلسات کاری، به دلیل عدم حضور همیشگی مدیران سطح بالا در محل کار، و به تبع آن توجیه کافی برای موضوع جلسات به یکی از مشکلات سازمان های پیشرفته امروزی مبدل شده است. با زیرسیستم مدیریت جلسات، امکان دعوت به جلسه و ارسال توضیحات و ضمیمه های مرتبط، قبول و یا رد جلسه توسط مدعووین و ... فراهم می آید و مدیران در هرجا و هر زمانی کافیست پورتال خود را بررسی کنند تا بتوانند در جریان کامل امور قرار بگیرند. امکانات زیر سیستم مدیریت جلسات به شرح زیر می باشد:
با گسترش جغرافیائی سازمان ها، ازدیاد نامه ها و مکاتبات درون و برون سازمانی، وجود سیستم الکترونیکی که بتواند جایگزین مناسبی برای سیستم سنتی برای سازمان ها باشد، بسیار الزام آور می نمود. در صورت جایگزینی این زیر سیستم در سازمان ها، مکاتبات اداری کاملا بدون نیاز به حضور کاغذ انجام خواهد پذیرفت، نامه های داخلی بلادرنگ به دست سازمان گیرنده خواهد رسید و همچنین هزینه پست و ... نیز حذف خواهد شد. برخی از امکانات این زیر سیستم به شرح زیر می باشد:
با گسترش علوم کامپیوتری و به وجود آمدن سند های مختلف مربوط به هر ضمینه کاری، امکان مدیریت ثبت و بازیابی اسناد و مدارک کاری و اشتراک آنها با همکاران، وجود سیستمی را می طلبد تا کاربران را در یک محیط یکپارچه با سایر سیستم ها یاری رساند. برخی ویژگی های این زیر سیستم عبارتند از:
این زیر سیستم در برگزاری آزمون های دوره ای سازمان ها، آزمون های استخدام، آزمون های ارتقای شغلی و ... کاربرد دارد. توسط این زیر سیستم امکان برگزاری هر نوع آزمونی (تستی، تشریحی، دارای زمان، بدون قید زمان و ...) وجود دارد. از این زیر سیستم می توان به منظور فرم های نظر سنجی نیز استفاده کرد و موارد مختلف را در سایت برای عموم و یا داخل سازمانی برای همکاران به نظر سنجی گذاشت. برخی از قابلیت های این زیر سیستم به شرح زیر می باشد:
در سازمان های بزرگ، برخی مسائل نیاز به تصمیم گیری و خرد جمعی دارد. از طرفی موضوع مسله آنقدر مهم نیست تا برای آن جلسه ای تنظیم گردد. در نتیجه می توان توسط جلسات نا همزمان به تبادل نظر پیرامون پیرامون مسائل پرداخت و در نهایت تصمیم سازی نمود. برخی از قابلیت های این زیر سیستم عبارتند از:
کلیه اطلاعیه های سازمانی، بخشنامه ها و ... می تواند در بخش اعلانات نرم افزار قرار گیرد و همگی به سادگی آنها را در میز کار خود مشاهده نمایند. امکانات زیر را در این زیر سیستم می توانید بیابید:
با استفاده از قابلیت یاداوری سایه می توان به نرم افزار دستور داد تا مطلب خاصی را در زمان و ساعت خاصی به کاربر یاداوری نماید. این مطلب خاص می تواند یک جمله توسط کاربر باشد، یا یکی از اشیاء موجود در نرم افزار سایه همانند پیام، مکاتبات، نوعی درخواست، جلسه یا ... . سایه در تاریخ و ساعت اعلام شده مطلب مورد نظر را به کاربر یاداوری می کند. در زمان اعلام، اگر کاربر اعلام را فقط ببندد، اعلام دوباره پس از چند دقیقه به نمایش در خواهد آمد. تا اینکه کاربر یاداوری خود را لغو یا تاریخ آن را به زمان دیگری موکول نماید .
در سازمان های مختلف، در خواست های مختلف همراه با مشخصه اطلاعاتی متفاوت و گردش کار تائید و رد خاص آن سازمان وجود دارد. نرم افزار سایه به جای پوشش دادن انواع درخواست ها و گردشکار ها در انواع سازمان ها، بستری را به وجود آورده است تا با استفاده از آن بتوان هرنوع درخواست یا گردش کاری را با هر تعداد مشخصه اطلاعاتی مورد نظر سازمان استفاده کننده طراحی و پیاده سازی کنند. به عنوان مثال سازمانی برای درخواست کالای مصرفی اداری رویه ای به اینصورت دارد که ابتدا مدیر مستقیم درخواست کننده تائید کند، سپس مدیر اداری و سپس مدیر مالی مجموعه و سپس انبار. در نرم افزار سایه گردشکاری با عنوان “درخواست کالای اداری” ایجاد می گردد و برای این گردشکار چهار مرحله ساخته می شود و برای هر کدام از مراحل دو گزینه تائید و رد اضافه می شود و از چارت سازمانی، عملگر مرحله اول مدیر مستقیم درخواست کننده انتخاب می شود. عملگر سطح دوم مدیر اداری و ...
“ علاوه بر زیر سیستم های یاد شده، سایه مجهز به سیستم آگاه سازی پیشرفته می باشد که کاربران در صورت ورود به نرم افزار، از هرگونه فعالیت و رویداد مربوط به خود آگاهی می یابند و حتی با کوچک سازی پنجره مرورگر هم در صفحه میزکار رایانه خود از این رویداد ها آگاه می کردند. در این صورت هیچ کاربری نیاز ندارد مدام به صفحه پورتال خود سر بزند و یا زیر سیستم های مختلف را بررسی کنند تا از رویداد های سازمان مطلع گردند. بدین معنی که اگر نامه ای از دبیرخانه به شخصی ارجاع داده شود، شخص ارجاع شونده در صورتی که در حال کار در محیط پورتال باشد، در صفحه پورتال از دریافت نامه آگاه می گردد و در صورتی که در حال انجام کار دیگری باشد و صفحه پورتال مقابل چشمان وی نباشد، در صفحه میز کار رایانه خود از دریافت نامه مطلع می گردد. سایه چیدمان صفحه میزکار کاربران را به خود آنها سپرده است تا با توجه به نیاز، از میان گزینه های قابل دسترس برای وی، گزینه های پر کاربرد را انتخاب و در صفحه میز کار خود قرار دهد.
علاوه بر زیر سیستم های یاد شده، سایه مجهز به سیستم آگاه سازی پیشرفته می باشد که کاربران در صورت ورود به نرم افزار، از هرگونه فعالیت و رویداد مربوط به خود آگاهی می یابند و حتی با کوچک سازی پنجره مرورگر هم در صفحه میزکار رایانه خود از این رویداد ها آگاه می کردند. در این صورت هیچ کاربری نیاز ندارد مدام به صفحه پورتال خود سر بزند و یا زیر سیستم های مختلف را بررسی کنند تا از رویداد های سازمان مطلع گردند. بدین معنی که اگر نامه ای از دبیرخانه به شخصی ارجاع داده شود، شخص ارجاع شونده در صورتی که در حال کار در محیط پورتال باشد، در صفحه پورتال از دریافت نامه آگاه می گردد و در صورتی که در حال انجام کار دیگری باشد و صفحه پورتال مقابل چشمان وی نباشد، در صفحه میز کار رایانه خود از دریافت نامه مطلع می گردد.
سایه چیدمان صفحه میزکار کاربران را به خود آنها سپرده است تا با توجه به نیاز، از میان گزینه های قابل دسترس برای وی، گزینه های پر کاربرد را انتخاب و در صفحه میز کار خود قرار دهد.