دات نت نیوک

حـوزه اداری

زیر سیستمهای اداری سیستم سایه، در جهت بهبود سرعت، دقت و امنیت روابط سازمانی طراحی و تولید شده اند. انواع روابط کاری مرسوم در این زیر سیستم ها پیش بینی شده و انعطاف در انطباق با سازمان های مختلف در طراحی و تولید آنها مدنظر بوده است.

زیرسیستم مدیریت وظایف

تخصیص وظایف و کارهای سازمانی به زیر دستان و انجام کارها در زمان مقرر و گزارش کار وظیفه محوله همیشه از دغدغه های مدیران بوده است. توسط زیر سیستم مدیریت وظایف، می توان برای زیر دستان (بر اساس چارت سازمانی تعریف شده به صورت ماتریسی) وظایفی را مشخص، پیگیری و گزارش دریافت کرد. امکانات این زیر سیستم عبارتند از:

  • ایجاد وظیفه برای یکی از زیر دستان یا همکاران بر اساس اختیارات در چارت سازمانی
  • تغییر انجام دهنده یک وظیفه
  • توقف یک وظیفه همراه با ثبت دلیل توقف و راه اندازی مجدد یک وظیفه متوفق شده
  • لغو کلی یک وظیفه همراه با ثبت دلیل لغو
  • تعیین زمان مجاز برای انجام کار
  • ایجاد پیگیری وظیفه از انجام دهنده
  • ایجاد گزارش برای مالک و ایجاد کننده وظیفه و ثبت پیشرفت کار بر اساس درصد پیشرفت
  • تائید و یا رد گزارش ثبت شده توسط اتجام دهنده، توسط مالک وظیفه
  • ثبت درصد پیشرفت وظیفه در صورت تائید گزارش
  • امکان ایجاد توالی انجام وظیفه ها توسط انجام دهنده به گونه ای که تا یک کار مشخص انجام نشده، کار دیگر به انجام دهنده نمایش داده نشود.
  • امکان اضافه کردن پیگیر کننده کار، به این صورت این وظیفه علاوه بر مالک و انجام دهنده، برای پیگیر کننده گان هم قابل نمایش می باشد و آنها نیز می توانند از روند انجام کار اطلاع کسب نمایند.
  • ضمیمه کردن نامحدود فایل به وظیفه، پیگیری و گزارش وظیفه
  • رساندن بلادرنگ وظیفه به دست انجام دهنده در صورت آنلاین بودن و ارسال آگاه ساز برای انجام دهنده
زیرسیستم مدیریت جلسات

برقراری و تنظیم جلسات کاری، به دلیل عدم حضور همیشگی مدیران سطح بالا در محل کار، و به تبع آن توجیه کافی برای موضوع جلسات به یکی از مشکلات سازمان های پیشرفته امروزی مبدل شده است. با زیرسیستم مدیریت جلسات، امکان دعوت به جلسه و ارسال توضیحات و ضمیمه های مرتبط، قبول و یا رد جلسه توسط مدعووین و ... فراهم می آید و مدیران در هرجا و هر زمانی کافیست پورتال خود را بررسی کنند تا بتوانند در جریان کامل امور قرار بگیرند. امکانات زیر سیستم مدیریت جلسات به شرح زیر می باشد:

  • ثبت درخواست برگزاری جلسه
  • ارسال دعوت نامه به کارتابل مدعووین
  • تعیین دبیر جلسه برای هر جلسه
  • ضمیمه نا محدود فایل به دعوت نامه
  • امکان قبول و یا رد جلسه و توضیحات مربوطه توسط مدعووین
  • امکان تنظیم مجدد درخواست جلسه در صورت رد جلسه توسط حداقل یکی از مدعووین
  • امکان لغو جلسه توسط درخواست کننده
  • ثبت حضور / عدم حضور مدعووین و ساعات حضور آنها توسط دبیر جلسه
  • ثبت صورتجلسه و مصوبات جلسه توسط دبیر جلسه و ارسال به کارتابل شرکت کننده گان در جلسه
  • امکان تبدیل مصوبات جلسه به وظیفه توسط شرکت کننده گان
  • ضمیمه فایل نا محدود به صورت جلسه و مصوبات
زیرسیستم دبیرخانه

با گسترش جغرافیائی سازمان ها، ازدیاد نامه ها و مکاتبات درون و برون سازمانی، وجود سیستم الکترونیکی که بتواند جایگزین مناسبی برای سیستم سنتی برای سازمان ها باشد، بسیار الزام آور می نمود. در صورت جایگزینی این زیر سیستم در سازمان ها، مکاتبات اداری کاملا بدون نیاز به حضور کاغذ انجام خواهد پذیرفت، نامه های داخلی بلادرنگ به دست سازمان گیرنده خواهد رسید و همچنین هزینه پست و ... نیز حذف خواهد شد. برخی از امکانات این زیر سیستم به شرح زیر می باشد:

  • امکان ایجاد چندین دبیرخانه مجزا برای هر کدام از زیر مجموعه های سازمان
  • تعیین فرمول شماره نامه برای هر دبیرخانه به صورت مجزا
  • تعیین نوع شمارنده فرمول نامه به صورت سراسری و یا بر اساس نوع نامه (وارده، صادره، صورت جلسه)
  • امکان تعریف انواع نامه صادره بر اساس امضا کننده گان و قالب پرینت نهائی (به صورت قالب فایل های Word) برای هر دبیرخانه به صورت مجزا
  • ارسال اتوماتیک نامه دریافتی و ارسالی داخلی پس از ثبت به کارتابل گیرنده گان
  • امکان ارجاع نامه از کارتابل شخصی به دیگر همکاران
  • امکان ایجاد نامه ارسالی و دریافت تائید ها و امضاها به صورت الکترونیک
  • امضا نامه ارسالی به صورت الکترونیک
زیرسیستم مدیریت فایل

با گسترش علوم کامپیوتری و به وجود آمدن سند های مختلف مربوط به هر ضمینه کاری، امکان مدیریت ثبت و بازیابی اسناد و مدارک کاری و اشتراک آنها با همکاران، وجود سیستمی را می طلبد تا کاربران را در یک محیط یکپارچه با سایر سیستم ها یاری رساند. برخی ویژگی های این زیر سیستم عبارتند از:

  • اضافه کردن فایل به لیست فایل ها به صورت مستقیم و یا ازطریق سایر سیستم ها (پیام ها، مکاتبات، مدیریت جلسات، مدیریت وظایف و ...)
  • اشتراک گذاری فایل با همکاران همراه با تعیین سطح دسترسی (فقط خواندنی، ویرایش، ویرایش فقط عنوان و ...)
  • امکان ایجاد فولدرهای شخصی و دسته بندی اسناد در پوشه ها
  • امکان نگهداری نسخه های متفاوت از یک سند
  • امکان فعال کردن نسخه مورد نظر از یک سند
زیرسیستم آزمون و نظر سنجی

این زیر سیستم در برگزاری آزمون های دوره ای سازمان ها، آزمون های استخدام، آزمون های ارتقای شغلی و ... کاربرد دارد. توسط این زیر سیستم امکان برگزاری هر نوع آزمونی (تستی، تشریحی، دارای زمان، بدون قید زمان و ...) وجود دارد. از این زیر سیستم می توان به منظور فرم های نظر سنجی نیز استفاده کرد و موارد مختلف را در سایت برای عموم و یا داخل سازمانی برای همکاران به نظر سنجی گذاشت. برخی از قابلیت های این زیر سیستم به شرح زیر می باشد:

  • امکان ایجاد گروه سوالات
  • امکان ایجاد بانک سوالات و گروه بندی سوالات
  • امکان ایجاد یک آزمون در زمان مشخص با سوالات مشخص
  • امکان برگزاری آزمون از سوالات انتخابی سیستم به صورت تصادفی
  • امکان برگزاری آزمون دارای مدت زمان
  • امکان تصحیح آزمون های چندگزینه ای به صورت اتوماتیک توسط سیستم
  • امکان برگزاری نظر سنجی
  • برگزاری نظر سنجی دارای فیلتر IP ، شناسائی فرد، شناسائی کامپیوتر و ...
  • امکان تعریف تاریخ شروع و پایان برای آزمون / نظر سنجی
زیرسیستم جلسات ناهمزمان

در سازمان های بزرگ، برخی مسائل نیاز به تصمیم گیری و خرد جمعی دارد. از طرفی موضوع مسله آنقدر مهم نیست تا برای آن جلسه ای تنظیم گردد. در نتیجه می توان توسط جلسات نا همزمان به تبادل نظر پیرامون پیرامون مسائل پرداخت و در نهایت تصمیم سازی نمود. برخی از قابلیت های این زیر سیستم عبارتند از:

  • امکان ایجاد یک موضوع و دعوت از افراد برای بحث پیرامون آن موضوع
  • امکان د عوت افراد بیشتر توسط خود مدعووین دیگر
  • ارسال نظرات توسط مدعووین
  • ضمیمه نا محدود توسط مدعووین و ایجاد کننده
زیرسیستم اعلانات

کلیه اطلاعیه های سازمانی، بخشنامه ها و ... می تواند در بخش اعلانات نرم افزار قرار گیرد و همگی به سادگی آنها را در میز کار خود مشاهده نمایند. امکانات زیر را در این زیر سیستم می توانید بیابید:

  • ایجاد یک اعلان، بخشنامه، اطلاعیه و ...
  • تائید / عدم تائید یک اعلان برای نمایش
  • تعیین تاریخ فعال بودن و نمایش یک اعلان
  • انتخاب حوزه دید یک اعلان در بخش های مختلف یک سازمان و زیر مجموعه ها
یادآوری

با استفاده از قابلیت یاداوری سایه می توان به نرم افزار دستور داد تا مطلب خاصی را در زمان و ساعت خاصی به کاربر یاداوری نماید. این مطلب خاص می تواند یک جمله توسط کاربر باشد، یا یکی از اشیاء موجود در نرم افزار سایه همانند پیام، مکاتبات، نوعی درخواست، جلسه یا ... . سایه در تاریخ و ساعت اعلام شده مطلب مورد نظر را به کاربر یاداوری می کند. در زمان اعلام، اگر کاربر اعلام را فقط ببندد، اعلام دوباره پس از چند دقیقه به نمایش در خواهد آمد. تا اینکه کاربر یاداوری خود را لغو یا تاریخ آن را به زمان دیگری موکول نماید .

درخواست ها

در سازمان های مختلف، در خواست های مختلف همراه با مشخصه اطلاعاتی متفاوت و گردش کار تائید و رد خاص آن سازمان وجود دارد. نرم افزار سایه به جای پوشش دادن انواع درخواست ها و گردشکار ها در انواع سازمان ها، بستری را به وجود آورده است تا با استفاده از آن بتوان هرنوع درخواست یا گردش کاری را با هر تعداد مشخصه اطلاعاتی مورد نظر سازمان استفاده کننده طراحی و پیاده سازی کنند. به عنوان مثال سازمانی برای درخواست کالای مصرفی اداری رویه ای به اینصورت دارد که ابتدا مدیر مستقیم درخواست کننده تائید کند، سپس مدیر اداری و سپس مدیر مالی مجموعه و سپس انبار. در نرم افزار سایه گردشکاری با عنوان “درخواست کالای اداری” ایجاد می گردد و برای این گردشکار چهار مرحله ساخته می شود و برای هر کدام از مراحل دو گزینه تائید و رد اضافه می شود و از چارت سازمانی، عملگر مرحله اول مدیر مستقیم درخواست کننده انتخاب می شود. عملگر سطح دوم مدیر اداری و ...

     علاوه بر زیر سیستم های یاد شده، سایه مجهز به سیستم آگاه سازی پیشرفته می باشد که کاربران در صورت ورود به نرم افزار، از هرگونه فعالیت و رویداد مربوط به خود آگاهی می یابند و حتی با کوچک سازی پنجره مرورگر هم در صفحه میزکار رایانه خود از این رویداد ها آگاه می کردند. در این صورت هیچ کاربری نیاز ندارد مدام به صفحه پورتال خود سر بزند و یا زیر سیستم های مختلف را بررسی کنند تا از رویداد های سازمان مطلع گردند. بدین معنی که اگر نامه ای از دبیرخانه به شخصی ارجاع داده شود، شخص ارجاع شونده در صورتی که در حال کار در محیط پورتال باشد، در صفحه پورتال از دریافت نامه آگاه می گردد و در صورتی که در حال انجام کار دیگری باشد و صفحه پورتال مقابل چشمان وی نباشد، در صفحه میز کار رایانه خود از دریافت نامه مطلع می گردد.

     سایه چیدمان صفحه میزکار کاربران را به خود آنها سپرده است تا با توجه به نیاز، از میان گزینه های قابل دسترس برای وی، گزینه های پر کاربرد را انتخاب و در صفحه میز کار خود قرار دهد.